在国际贸易中，保证金和保函是常见的担保方式。保证金是指合同当事人一方或双方为保证合同的履行，而向对方或第三方交付的现金或有价证券。保函是指银行或担保机构出具的、保证在特定情况下履行义务的书面承诺。近年来，随着国际贸易的不断发展，一些企业在实际业务中，由原来的开立履约保函，改为提供履约保证金，那么，履约保函改履约保证金需要哪些材料？有哪些流程？由保函改为保证金是否合理？本文将围绕这些问题进行分析和探讨。

一、履约保函改履约保证金需要哪些材料？

1、与保函有关的合同文件

包括主合同、保函申请书、保函文本等。这些文件是保函存在的基础，也是申请改保函为保证金的依据。其中，主合同是当事人之间权利义务关系的来源，是保函存在的基础；保函申请书是申请人向开立保函的银行提出的申请，是银行了解开立保函情况的来源；保函文本是银行出具的担保书面文件，是保函权利义务关系的直接依据。

2、与保证金有关的合同文件

包括经双方确认的履约保证金协议书、保证金交收凭证等。这些文件是申请人将保函改为保证金的直接依据，也是保证金权利义务关系的来源。其中，履约保证金协议书是双方就保证金数额、交付方式、退还条件等内容达成的书面协议，是保证金权利义务关系的主要来源；保证金交收凭证是保证金交付的书面证明，是保证金已经实际交付的证据。

3、与申请人有关的文件

包括申请人身份证明文件、财务报表、资信证明等。这些文件是银行判断申请人是否有能力履行保证金义务的依据。其中，身份证明文件是申请人的基本信息来源，也是判断申请人资格是否符合保证金要求的依据；财务报表是反映申请人财务状况的书面文件，是判断申请人是否有能力履行保证金义务的重要依据；资信证明是反映申请人信用状况的文件，也是判断申请人是否有能力履行保证金义务的参考。

二、履约保函改履约保证金的流程

1、与交易对方协商

申请人应与交易对方就保函改为保证金事宜进行协商，并达成一致意见。双方可以就保证金数额、交付方式、退还条件等内容进行协商，并形成书面协议。申请人应注意与交易对方保持沟通和交流，及时了解对方需求和意见，以促进协商顺利进行。

2、向银行提出申请

申请人应向开立保函的银行提出改保函为保证金的申请，并提供相关材料。申请人应注意按照银行的要求提供完整、准确的材料，以便银行及时审核和处理。申请人还应与银行保持沟通和联系，及时了解银行的审核进度和处理意见，并根据银行的要求提供补充材料或解释。

3、银行审核

银行收到申请人的申请后，应进行审核。银行应审核申请人提供的材料是否齐全、有效，并判断申请人是否有能力履行保证金义务。银行还应审核保证金协议是否符合相关法律法规和银行规定，是否存在不利于银行利益的情况。银行在审核过程中，可以要求申请人提供补充材料或解释，也可以进行必要的调查和核实。

4、银行出具同意函

银行完成审核并同意申请人的申请后，应出具同意函。同意函是银行同意申请人改保函为保证金的书面文件，是申请人向交易对方提供保证金的依据。申请人收到银行的同意函后，应及时通知交易对方，并按照约定提供保证金。

5、提供保证金

申请人应按照与交易对方达成的保证金协议，向对方提供保证金。申请人应注意按照约定提供足额、有效的保证金，并及时通知对方保证金已经提供。申请人还应与对方保持沟通和联系，及时了解对方对保证金的确认情况，并根据对方要求提供补充材料或解释。

三、由履约保函改为履约保证金是否合理？

由履约保函改为履约保证金，从表面上看，只是担保方式的变化，但实质上涉及合同担保条款的变更，因此需要结合实际情况进行分析判断。

1、从申请人的角度

申请人由开立履约保函改为提供履约保证金，需要向交易对方交付一定的现金或有价证券，这会在一定程度上占用申请人的资金或资产。因此，申请人应全面考虑自身财务状况和资金情况，判断是否有能力提供履约保证金。如果申请人资金紧张或财务状况不佳，由保函改为保证金可能会加大财务负担，影响正常经营。

2、从交易对方的角度

交易对方接受申请人提供的履约保证金，可以获得一定的资金或资产，这可以作为合同履行的保障。因此，交易对方应判断申请人提供的履约保证金是否充足、有效，是否能够实际覆盖合同履行过程中可能产生的损失。如果申请人提供的履约保证金不足或无效，交易对方可能无法及时获得赔偿，影响自身权益。

3、从合同履行的角度

履约保函和履约保证金都是合同履行的担保方式，其目的是确保合同顺利履行，保护合同当事人的合法权益。因此，申请人由开立履约保函改为提供履约保证金，不应影响合同的正常履行。申请人应继续按照合同约定履行义务，并确保履约保证金能够实际用于合同履行过程中可能产生的损失赔偿或补偿。

综上所述，履约保函改履约保证金需要提供与保函、保证金及申请人有关的材料，并按照与交易对方协商、向银行提出申请、银行审核、银行出具同意函、提供保证金的流程进行。由履约保函改为履约保证金，涉及合同担保条款的变更，需要结合申请人、交易对方及合同履行的角度进行综合分析，以确保合同顺利履行，维护合同当事人的合法权益。