近年来，随着经济全球化和国际贸易的不断发展，履约保函作为一种常见的担保工具，在国际贸易中发挥着越来越重要的作用。然而，在实践中，由于各种原因，履约保函有时会出现按比例退还的情况。那么，履约保函按比例退还是指什么？发生这种情况有哪些原因？如何避免和处理这种情况？这些都是值得我们关注和探讨的问题。

所谓履约保函按比例退还，是指在国际贸易中，当受益人未能完全履行合同义务时，担保银行根据合同条款和条件，按照一定的比例将保函金额退还给申请人。这是一种特殊的情况，反映出合同双方在履行合同过程中存在一定的问题和争议。那么，导致履约保函按比例退还的原因有哪些呢？一般来说，主要有以下几种情况：

一、合同履行过程中的争议。在国际贸易中，合同双方对合同条款的理解和执行可能会存在一定的分歧和争议。例如，对于交货时间、质量标准、价格计算等方面的分歧，可能会导致受益人无法完全履行合同义务。在这种情况下，担保银行可能会根据合同条款和实际情况，按照一定的比例退还保函金额。

二、不可抗力因素的影响。不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，例如自然灾害、战争、罢工等。在国际贸易中，如果受不可抗力因素的影响，受益人无法完全履行合同义务，担保银行可能会根据实际情况，按照一定的比例退还保函金额。例如，受疫情影响，某出口公司无法按时交货，导致买方损失较大，担保银行可能根据合同条款和损失情况，退还部分保函金额。

三、受益人出现财务问题。在国际贸易中，受益人出现财务问题的情况并不少见。例如，受益人经营不善、资金链断裂等，导致无法完全履行合同义务。在这种情况下，担保银行可能会根据合同条款和受益人的财务状况，按照一定的比例退还保函金额，以避免担保银行和申请人遭受更大的损失。

四、担保银行的风险控制。担保银行在提供担保服务时，会进行严格的风险控制和评估。如果担保银行认为受益人存在一定风险，可能会要求受益人提供额外的担保或保证。如果受益人无法提供，担保银行可能会选择按比例退还保函金额，以降低风险。

五、申请人的要求。在有些情况下，申请人可能会要求担保银行按比例退还保函金额。例如，申请人发现受益人存在一定风险，或者合同履行过程中出现争议，申请人可能会要求担保银行退还部分保函金额，以保障自己的权益。

以上是导致履约保函按比例退还的一些常见原因。那么，如何避免和处理履约保函按比例退还的情况呢？一般来说，有以下几种方法和措施：

一、加强合同管理。合同是国际贸易中最重要的文件，合同条款直接影响着合同双方的权利和义务。因此，合同双方应严格按照合同条款履行义务，避免因对合同条款的理解和执行出现分歧而导致争议。同时，合同双方应及时沟通和协商，解决合同履行过程中出现的问题和争议。

二、重视风险管理。在国际贸易中，风险无处不在。合同双方应加强风险管理，及时了解和评估各种风险，并采取有效的风险控制措施。例如，对于不可抗力因素，合同双方可以购买保险或在合同中约定不可抗力条款，以减少风险带来的损失。

三、选择可靠的合作伙伴。在选择合作伙伴时，应加强对对方资信情况的调查和评估，选择有实力、有信誉的合作伙伴。同时，应及时关注合作伙伴的财务状况和经营情况，避免因对方出现财务问题而影响合同履行。

四、加强与担保银行的沟通。申请人应与担保银行保持良好的沟通和合作，及时了解担保银行的风险控制要求和政策。同时，申请人也可以与担保银行协商，制定有效的风险控制措施，避免出现按比例退还保函金额的情况。

五、寻求专业机构的帮助。在国际贸易中，合同条款复杂，涉及的法律法规众多。如果出现履约保函按比例退还的情况，合同双方可以寻求专业机构的帮助，例如律师事务所、会计师事务所等，由专业人士提供咨询和建议，以维护自身的合法权益。

总之，履约保函按比例退还是一种特殊的情况，反映出合同双方在履行合同过程中存在一定的问题和争议。要避免和处理好这种情况，需要合同双方加强合同管理和风险管理，选择可靠的合作伙伴，并加强与担保银行的沟通和合作。同时，也可以寻求专业机构的帮助，以维护自身的合法权益，促进国际贸易的健康发展。