关于提供履约保函的通知

各相关单位：

为进一步规范公司合同管理，加强对履约行为的监督，有效保障公司合法权益，现就提供履约保函事宜通知如下：

一、提供履约保函的目的

履约保函是保证合同履行的一种重要手段，是承诺人在合同履行过程中，向合同当事人提供的一种担保函。提供履约保函的目的在于：

（一）保证合同顺利履行

合同的顺利履行是维护公司利益、提升公司形象的重要保障。提供履约保函，可以有效保证公司切实履行合同义务，避免因合同履行问题给公司带来不利影响。

（二）减少合同履行风险

在实际业务中，合同履行风险不可避免。提供履约保函，可以转移合同履行的风险，减轻公司负担，使公司能够更加专注于核心业务，提升经营效益。

（三）维护公司合法权益

履约保函是公司向合同当事人做出的书面承诺，具有法律效力。如公司未能按时或按约定履行合同，合同当事人可依据履约保函向公司索赔，从而有效维护公司合法权益。

二、提供履约保函的适用范围

履约保函适用于公司各类合同，包括但不限于工程合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。在下列情况下，公司应提供履约保函：

（一）合同金额较大

对于合同金额较大的情况，提供履约保函可以有效保证公司认真履行合同，避免因资金问题导致的违约风险。

（二）合同履行周期较长

对于履行周期较长的合同，提供履约保函可以确保公司在整个合同期内持续履行合同义务，避免因时间延误等问题造成违约。

（三）合同涉及重要事项

对于涉及公司重要事项的合同，提供履约保函可以表明公司重视合同、保障合同履行的意愿，提升公司信誉和形象。

三、提供履约保函的程序

提供履约保函应遵循以下程序：

（一）内部审核

公司合同管理部门应根据公司实际情况制定履约保函内部审核制度，对提供履约保函的申请进行审核。审核内容应包括但不限于：

1.合同是否符合提供履约保函的条件；

2.申请提供履约保函的部门是否有权提出申请；

3.申请提供的履约保函内容是否合理、可行。

（二）签订保函协议

通过内部审核后，公司应与合同当事人签订履约保函协议。协议内容应包括但不限于：

1.明确履约保函的适用合同及范围；

2.约定履约保函的有效期及保函金额；

3.明确履约保函的触发条件及索赔程序；

4.约定履约保函的管辖法律及争议解决方式。

（三）出具履约保函

履约保函协议签订后，公司应在约定时间内出具履约保函。履约保函应包括但不限于以下内容：

1.公司基本信息及合同信息；

2.公司做出的履约承诺；

3.履约保函的有效期及保函金额；

4.履约保函的触发条件及索赔程序；

5.公司印章及签字。

（四）跟踪合同履行

履约保函出具后，公司应及时跟踪合同履行情况，确保合同按时、按约定履行。如出现可能导致违约的情况，公司应及时采取措施予以解决，避免触发履约保函。

四、提供履约保函的注意事项

在提供履约保函时，应注意以下事项：

（一）评估公司履约能力

提供履约保函前，公司应全面评估自身履约能力，确保有能力按时、按约定履行合同。如公司确无履约能力，则不应提供履约保函，避免产生不必要的纠纷和损失。

（二）明确履约保函内容

履约保函的内容应清晰、明确、可行，避免使用模糊或容易产生歧义的语言。如有必要，可请法律专业人士协助审查，确保履约保函内容合理、合法。

（三）遵守履约保函协议

公司应严格遵守与合同当事人签订的履约保函协议，按约定出具履约保函，不得随意变更或撤销。如需对履约保函进行调整，应与合同当事人协商一致，并签订书面协议。

（四）加强内部管理

提供履约保函涉及公司多个部门，因此应加强内部管理，确保各部门协调配合，及时沟通履约保函相关事宜。同时，应指定专人负责履约保函的跟踪管理，避免因管理不善导致违约。

五、提供履约保函的监督

为确保履约保函有效发挥作用，公司应建立监督机制，对提供履约保函的全过程进行监督。监督内容包括但不限于：

（一）履约保函的申请及审核

公司应监督履约保函的申请及审核过程，确保申请提供履约保函的部门符合要求，审核过程公平、公正、合理。

（二）履约保函协议的签订

公司应监督履约保函协议的签订过程，确保协议内容全面、合理、合法，避免出现不利于公司利益的情况。

（三）履约保函的出具及跟踪

公司应监督履约保函的出具情况，确保按时、按约定出具履约保函。同时，应跟踪合同履行情况，确保合同按约定履行，避免触发履约保函。

（四）违约情况的处理

公司应建立违约处理机制，如因公司原因导致违约，应及时采取措施予以解决，并根据履约保函协议及相关法律规定承担相应责任。

六、附则

本通知最终解释权归公司所有。

本通知自发布之日起实施。

特此通知。

通知单位：

（单位名称）

通知时间：

（时间）