履约保函，是保证的一种形式，指由银行或担保机构出具的、保证申请人（即保函受益人）在一定条件下履行合同义务的书面承诺。近年来，履约保函被广泛应用于经济活动中，尤其是在工程建设、贸易往来等领域发挥着重要的作用。但是，履约保函的风险性较高，出具和使用履约保函需遵守一定的规范和要求。因此，履约保函备案制度应运而生，该制度旨在对履约保函进行统一管理和监督，维护各方的合法权益，促进履约保函业务的健康发展。
一、履约保函备案制度简介
履约保函备案，是指银行或担保机构在出具履约保函前，向有关部门或机构进行备案登记的行为。我国《担保法》规定：“保证人应当以书面形式承担保证责任。保证人以保证函形式承担保证责任的，应当在保证函上载明保证人名称或者姓名、保证范围、有效期限等事项。”由此可见，履约保函属于书面形式的保证，应当对关键信息予以明确载明。而履约保函备案制度，正是对履约保函进行统一登记备案管理的一项制度。
我国目前对履约保函备案有明确规定的部门主要是海关总署和银保监会。海关总署于2018年发布《海关总署关于保函和保证保险有关工作的公告》，要求保函出具人出具保函前，应当向海关提交《保函出具人备案登记申请表》，办理备案登记手续。银保监会于2020年发布《银行业保险业金融机构保函业务管理办法》，规定银行保险机构开展保函业务，应当按照本机构的业务操作流程和授权制度对保函进行审查，并报送保函登记机构进行统一登记。
此外，在工程建设领域，履约保函备案制度也得到了重视和应用。例如，住建部发布的《建筑业企业资质管理规定》中，要求企业应当按照规定向工程所在地住房城乡建设主管部门备案，并提交履约担保函。可见，履约保函备案制度在我国正逐渐得到重视和推行，成为规范履约保函管理的重要手段。
二、履约保函备案流程
不同部门和机构对履约保函备案的要求和流程可能存在差异，但总体上包括以下几个关键环节：
1. 申请：保函出具人（一般为银行或担保机构）向备案登记机构提交备案申请，并提供相关资料，包括保函出具人的基本情况、保函内容、有效期等。
2. 审核：备案登记机构对保函出具人的资质、保函内容、有效期等进行审核，确保其符合相关规定和要求。
3. 登记：对符合条件的保函出具人进行登记备案，并出具备案登记证明。
4. 变更或注销：保函出具人如需对保函内容进行变更或注销备案，应向备案登记机构提出申请，并提供相关资料。
5. 查询：备案登记机构提供保函出具人查询服务，供相关方查询保函出具人的备案情况。
6. 监督管理：备案登记机构对保函出具人和保函使用情况进行监督管理，包括对违法违规行为进行查处等。
三、履约保函备案的目的和意义
履约保函备案制度的建立，有其重要的目的和意义。
1. 加强监管，防范风险：履约保函涉及到合同双方的权利义务关系，也涉及到银行或担保机构的信贷风险。通过备案登记，监管部门可以掌握保函出具人的基本情况、保函内容、有效期等信息，及时发现和防范风险，维护各方的合法权益。
2. 统一管理，提高效率：履约保函备案制度的建立，实现了对履约保函的统一管理。监管部门可以对保函出具人、保函内容等进行集中管理和监督，提高了监管效率，也为相关方查询和核实提供了便利。
3. 促进履约保函业务发展：通过备案登记，可以规范履约保函出具和使用行为，提高履约保函的公信力，从而促进履约保函业务的健康发展，更好地服务于经济活动。
4. 减少纠纷，维护稳定：履约保函备案制度的建立，有助于减少和避免履约保函纠纷。通过备案登记，明确了保函出具人的责任和义务，规范了履约保函的使用，从而减少了合同纠纷和金融风险，维护了社会稳定。
四、履约保函备案的注意事项
在进行履约保函备案时，需要注意以下几个方面：
1. 严格遵守备案要求：保函出具人应严格按照备案登记机构的要求进行备案，如实提供相关资料，不得隐瞒或虚报。如有变更或注销，应及时向备案登记机构报告。
2. 重视备案登记内容：保函出具人应仔细核对备案登记内容，确保信息的准确性、完整性和有效性，避免因信息错误或遗漏而造成纠纷或损失。
3. 加强内部管理：保函出具人应加强内部管理，建立健全保函业务操作流程和风险控制制度，确保保函业务的合规性和安全性。
4. 及时查询和更新：保函出具人应及时查询和更新备案信息，确保备案信息的准确性和时效性，避免因信息滞后而造成损失。
5. 重视与监管部门沟通：保函出具人应重视与备案登记机构的沟通和联系，及时了解相关政策和要求，并积极配合监管部门的监督管理工作。
五、结语
总之，履约保函备案制度是规范履约保函管理、防范金融风险、维护各方权益的重要手段。银行、担保机构等保函出具人应重视履约保函备案工作，严格遵守相关规定和要求，加强内部管理，确保履约保函业务的合规性和安全性。同时，监管部门也应不断完善备案登记制度，加强监督管理，促进履约保函业务的健康发展，更好地服务于经济社会发展。
