在国际贸易和工程承包等领域，履约保函作为保障合同双方权益的重要金融工具被广泛应用。其作用在于，当一方当事人未能按照合同约定履行义务时，另一方当事人可以凭借该保函向银行或担保机构索取一定金额的赔偿。然而，随着项目的顺利进行或合同的变更，履约保函的效力也可能需要相应调整，例如，在合同义务履行完毕后，申请退回履约保函就成为了一种常见的操作。
本文将详细介绍申请退回履约保函的格式及注意事项，以期为相关企业和个人提供参考。
申请退回履约保函并非任何时间都可以随意进行，它需要满足一定的条件。一般而言，以下几种情况可以申请退回履约保函：
合同双方当事人协商一致，同意解除履约保函。 受益人出具书面文件，确认申请人已按照合同约定履行所有义务。 履约保函的有效期届满，且受益人未提出任何索赔要求。 法律法规或相关政策规定的其他可以退回履约保函的情形。申请退回履约保函的流程一般包括以下步骤：
申请人首先需要确认是否满足退回履约保函的条件。建议仔细阅读合同条款以及履约保函的具体内容，明确退回的条件和所需提交的材料。如有疑问，可咨询律师或专业机构寻求帮助。
申请人需要准备以下材料：
退回履约保函申请书（需加盖公章）。 履约保函正本。 合同双方当事人签署的解除或终止履约保函的协议或证明文件。 受益人出具的确认申请人已履行完所有合同义务的证明文件。 其他银行或担保机构要求提供的材料。申请人将准备好的所有材料提交给开立履约保函的银行或担保机构。建议选择信誉良好、服务专业的机构办理，以确保流程顺利进行。
银行或担保机构收到申请材料后，将对材料进行审核。如果材料齐全且符合要求，将会在规定的时间内办理退回手续，并将履约保函正本返还给申请人。
退回履约保函申请书是整个流程中至关重要的文件，其格式和内容需清晰、规范。以下提供一份通用的退回履约保函申请书格式，供参考：
致：[开立保函的银行或担保机构名称]
尊敬的先生/女士：
我公司（以下简称“申请人”）于[日期]与[受益人名称]（以下简称“受益人”）签订了编号为[合同编号]的[合同名称]（以下简称“合同”）。 为保证合同的履行，申请人于[日期]向贵行申请开立了编号为[保函编号]的履约保函，金额为[金额]，受益人为[受益人名称]。
现因[具体说明退回履约保函的原因]，根据合同约定[引用合同中关于退回履约保函的条款]， 申请人特此向贵行申请退回上述履约保函正本， 并解除贵行基于该保函的保证责任。
附件：
1. [附件名称] 2. [附件名称] … …请贵行给予办理为盼！
申请人：[申请人名称]（公章）
授权代表：[授权代表姓名]（签字）
联系电话：[联系电话]
日期：[日期]
在申请退回履约保函的过程中， 还需要注意以下几点：
仔细阅读合同和履约保函的条款，明确退回的条件和流程，避免因操作不当造成损失。 妥善保管好所有相关文件，包括合同、履约保函正本、申请材料等，以便日后查询和使用。 及时与银行或担保机构沟通，了解审批进度和相关要求，确保退回流程顺利进行。 建议选择专业的律师或机构提供咨询和服务，以降低风险，提高效率。总而言之，申请退回履约保函是一个需要谨慎对待的环节，涉及到合同履行、法律法规等多个方面。 通过了解相关流程，准备充分的材料，并与相关机构保持良好沟通，才能有效地保障自身合法权益。
