先把事情说清楚：履约保函（performance bond / 保函）是施工方或供货方为了保证合同履行，由银行或保函机构对受益人做出的支付承诺。到期通知函的目的并不复杂——就是提醒保函马上到期，需要受益人、保证人、合同相对方在到期前采取必要动作，比如续保、替换、申请保函解除或提出索赔。嗯，说起来简单，但实际写起来，有很多细节要注意。
为什么要写到期通知函？因为它有三重作用：一是事实证明，你已经在法理与合同义务上尽到了提醒义务；二是争议预防：提醒可以促使对方提前处理，避免到期后仓促；三是为将来可能的索赔或争议留证据链。换句话说，这封信既是日常工作中的“提醒邮件”，也是法律上的“证据”——所以措辞要既清楚又有依据。
先说最基本的要素，像列清单一样，写通知函前请准备好这些材料：保函原件或复印件（保函编号、发证银行、金额、担保期间）；合同及合同条款的编号（尤其是关于履约保函的约定）；项目名称、合同编号、合同签订双方名称与联系人；到期日期、要求对方采取的具体措施（续保、换保、解除保函、出具保证金等）；最后，发送方式（快递、挂号信、传真、电子邮件）与发送时间记录，以便日后可核查。
好，知道要准备什么了，接下来讲讲法律与实践上的时间节点。常见的做法是“三段提醒法”：在保函到期前30天发第一次提醒，15天发第二次催促，7天或3天发最终警示（视合同约定与项目紧迫性而定）。为什么分三次？因为很多公司内部有审批和资金安排流程，提前提醒能给他们留出操作空间。另外，如果要保留证据链，提前发出书面通知会更稳妥。
再说措辞的风格。通知函既要正式也要“能沟通”。正式体现在要有明确的事实与法律/合同依据：例如“根据合同第X条及保函编号XX的约定，履约保函将于YYYY年MM月DD日到期”。沟通性体现在要给对方明确可操作的选项和期限，比如“请在收到本函后十个工作日内书面回复是否续保，并提供银行同意函或新保函复印件”。不要把信写得太冷硬，也别太温情脉脉，务实最重要。
下面我直接给出几种可用的范文模板，按不同情境准备：提醒型（温和）、催促型（正式且有时效）、最后警示型（准备索赔）。每个模板都力求覆盖关键信息，你可以根据具体项目做小幅调整。写模板时我尽量把字段留白好替换，你就替换名字、日期、编号就行。
模板一（温和提醒，适合首次提醒）
致：________（收信单位/个人）
我方为贵方在合同编号________（合同编号）项下的受益人/债权人，现就由贵方/承包方提供的履约保函（保函编号：________，出具银行/机构：________）事项通知如下：根据保函条款及合同第________条约定，该保函担保期间自________年____月____日起至________年____月____日止，担保金额为人民币（大写）________元（小写：￥________）。
兹提醒贵方，该履约保函将于________年____月____日到期。为保证合同后续履行与双方权益不受影响，请贵方在收到本通知后十个工作日内书面告知我方贵方的处理方案（续保/换保/提供替代保证/申请解除），并提供相关证明文件（如新保函复印件或银行出具的同意延展函）。
如对本函内容有异议，请在收到本函后三个工作日内与我方联系，逾期视为同意按上述方式处理。联系人：________，电话：________，电子邮件：________。
此致
敬礼
（单位名称/签字）
日期：________年____月____日
模板二（正式催促，适合第二次或有紧迫性的场景）
致：________（收信单位/个人）
关于合同编号________项目的履约保函（保函编号：________，出具机构：________），我方此前于________年____月____日已发出到期提醒函（函件编号/方式：________）。现再次通知：该保函将于________年____月____日到期，距到期仅剩________日。
根据合同第________条及保函条款，贵方应在保函到期前采取相应措施，确保担保继续有效或提供同等效力的替代担保。请贵方于本函发出之日起五个工作日内书面回复并提供以下资料之一：1）新保函或延展函复印件并确保银行原件在我方验收；2）银行出具的延展承诺函及相关联系方式；3）经我方书面同意的替代担保证明。
若贵方未能在上述期限内提供有效文件，我方将根据合同约定及法律规定，保留采取包括但不限于申请保函项下直接支付、提请仲裁或诉讼、以及采取其他追偿措施的权利。为避免不必要的法律程序及费用，望贵方重视并及时处理。
联系人：________，电话：________。
此致
（单位名称/签字）
日期：________年____月____日
模板三（到期前最后通知，含索赔警示，适合对方拖延或不作为）
致：________（收信单位/个人）
我方就合同编号________及其项下履约保函（保函编号：________，金额：￥________，出具银行/机构：________）再次发出最终到期通知。该保函将于________年____月____日到期（含当日）。此前我方已于________年____月____日与________年____月____日分别发出提醒函，但未见贵方有效回复或提交延展/替代文件。
现正式通知贵方：请于本函送达之日起三个工作日内提供有效的延展/换函文件，否则我方将在保函到期后立即依据保函及合同约定向保函出具银行申请执行保函项下支付，并保留对贵方追偿因此产生的一切费用（包括但不限于律师费、仲裁/诉讼费用、利息等）的权利。
为避免引起不必要的争议与费用，仍请贵方尽快与我方联系并提交相应材料。联系人：________，电话：________，邮箱：________。
此致
（单位名称/签字）
日期：________年____月____日
模板四（受益人向出具银行的告知/申请类示范）
致：________银行（或保函出具机构）
关于保函编号：________（由贵行出具，受益人：________），我方（受益人）现就该保函到期事宜向贵行告知并提出如下请求/说明：1）保函将于________年____月____日到期；2）根据合同及保函条款，若保证人在保函到期前未能续保或提供替代担保，受益人有权依据保函申请支付/执行保函项下的担保金额；3）如贵行依据保函条款接到受益人正式索赔请求，请按保函书面条款办理并及时与我方联系。
随函附上合同复印件、保函复印件及相关沟通记录，供贵行参考。联系人：________，电话：________。
此致
（单位名称/签字）
日期：________年____月____日
上面这些模板提供了常见场景下的表达方式，接下来补充一些写作与实务上的“内功技巧”，避免一些常见错误：
第一，不要只发电子邮件就以为万事大吉。法律实务上，纸质挂号信或快递留痕更有力，电子邮件可以作为辅助证据。建议采用双轨：先发电子邮件并抄送合同相对人，再以挂号信/快递发出正式函件，并保留签收回执。
第二，注意保函条款与合同约定的差异。有些保函是“按简易程序支付（on-demand）”的，即受益人单方面声明即可向银行索赔；有些是“有条件支付”，需要满足特定事实或仲裁判决。写通知函前最好把保函具体条款读清楚，必要时把保函关键条款片段摘录到函里引用。
第三，保留完整沟通记录。写通知函的时候顺便附上此前的邮件、电话记录概要或会议纪要，能让事情来龙去脉更清晰，这对将来仲裁或诉讼很重要。别小看这些东西，往往能决定证据链是否完整。
第四，措辞上尽量量化时间与后果。比如“自本函送达之日起五个工作日内”，而不是“尽快”，这样对双方都清楚。同时列明可能采取的法律后果（申请保函支付、仲裁、诉讼、追偿律师费和利息等），但不要过度威胁——以事实和合同为基准。
第五，保持联系渠道畅通。通知函中务必注明联系人、电话、邮箱，并在发送后通过电话确认对方已收到并理解所要求的动作。很多纠纷就是因为沟通断裂演变而成的。
可能你还会问：如果对方真的不续保，我该怎么索赔？简单说，按照保函条款执行。如果是按需支付（on-demand），受益人通常只要出示符合保函要求的书面请求和必要凭证，即可向出具银行申请付款；若是“有条件”的保函，往往需要先取得仲裁裁决或法院判决，然后凭判决再向银行申请履行。这里又回到第一条：写通知函时把保函条款翻出来，用最直白的语言说明你将依照哪些条款行动。
顺便提一句，很多人把“履约保函到期通知”当成纯行政性事务，其实它是商业风险管理的一部分。一封写得合适的通知函，能促成对方按合同继续履行，也能节省双方未来的纠纷成本。所以把它当成“提醒+风险控制”的结合体来写，心态会轻松许多。
最后给你一个实用的“到期通知清单”，便于落地执行：1）核对保函编号、金额、起止日期、出具银行名称；2）确认合同关于保函的具体条款并摘录要点；3）确定发送时间（建议30/15/7天三次提醒策略）；4）准备并发送第一封温和提醒；5）收到回复则跟进文件；6）若无回复，发送第二封催促及最终警示；7）如到期后仍无有效延展或替代，按保函条款向出具银行提交索赔申请并同步准备仲裁/诉讼材料；8）全过程保存送达回执、邮件记录、电话记录及相关证据。
写到这里，脑子里还在想，有些行业或项目会有特殊要求，比如工程类履约保函常常和质保金、工程款清算挂钩；对外贸易中保函可能牵涉到国际银行与跨境法律适用，这些情形下通知函的措辞和证据要求会更细。简单的建议是：关键情况下找合同或法律顾问审阅保函及通知函草稿，避免因为一句不当的表述影响权益。
我知道你可能还需要即刻可用的文本，所以把最常用的那种（既正式又不失礼貌）的模板放在前面，实务里大多数时候就是套用几处信息然后发出就行了。好了，话到这儿，先写到这里，等你把具体信息（合同编号、保函号、到期日等）替换进去就能用了。要是需要，我还可以把其中一个模板按你项目的具体情况微调一下。
