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收到银行保函，对很多人来说，可能是财务工作中偶尔碰到却有点头疼的事。毕竟平时处理发票、记账这些日常工作比较多，突然来个银行保函，该怎么入账，会不会影响公司的报表，心里确实容易打鼓。别急，我们今天就从一个普通财务工作者的角度，把这件事掰开揉碎了聊聊，争取让你听完之后，心里有底，手上不慌。

首先，咱得先弄明白，银行保函到底是什么。简单来说，你可以把它想象成银行给你开的一张“担保书”或者“承诺函”。比如，你们公司要投标一个大项目，招标方怕你们中途撂挑子，就要求你们提供一份银行的担保，保证你们会认真履行合同。这时候，你公司向自己的开户银行申请，银行审核后，开出这份文件，承诺：如果你们公司没做到合同里的事，银行会替你们赔钱给收款方（也就是受益人）。

所以，保函本身不是一笔直接的现金收入或支出。它更像是一种或有事项的信用凭证，是银行信用在背后做支撑。

那么，重点来了，这份纸质的（或电子的）保函送到你手里，会计上该怎么处理呢？

核心原则：银行保函在开出时，通常不直接影响你公司的资产、负债表。

没错，当你拿到保函，确认信息无误后，一般不需要做正式的会计分录。为什么？因为这笔“潜在的”负债还没有实际发生。银行只是做了一个承诺，你公司也没有真的付钱给银行（开立保函一般会交一点手续费，那个另说，我们稍后提）。公司的银行存款没少，应付账款也没因此增加。所以，很多财务人员就是把它当成一份重要的备查文件，在专门的登记簿上记下来，或者在系统里做个备忘就完了。

你需要记录的关键信息包括：保函编号、开立银行、受益人、担保金额、有效期、担保事项（比如是投标担保、履约担保还是预付款担保）、还有开具日期。妥善保管正本，这很重要。

但是，这不代表财务上就完全没事了。 你有几件必须做的“后台工作”：

建立台账，随时跟踪： 这是最重要的管理动作。保函是有有效期的，尤其是履约保函，可能随着项目进度，对方会要求你解冻或延期。你得有个清晰的台账，定期（比如每个月）检查一遍，哪些快到期了，哪些项目的义务已经履行完毕可以申请注销了。别等银行扣了钱，或者项目方找上门来才想起来，那就被动了。 关注手续费和保证金： 银行不是慈善家，开保函是要收费的。这个手续费，一般在开立时一次性从公司账户扣收。这笔费用，会计上通常计入 “财务费用——手续费” 或者 “管理费用——其他” 科目。这个就需要做账了，很简单： 借：财务费用——手续费 贷：银行存款 另外，对于一些金额大或风险高的保函，银行可能会要求公司存一笔保证金（也叫担保金）在指定账户，这部分资金会被冻结，不能随意动用。这时候，会计处理就要注意了。这笔钱还是你的资产，但流动性受限了。常见的做法是，从“银行存款”科目转到 “其他货币资金——保函保证金” 科目。等保函注销，银行解冻这笔钱，你再做一笔相反的分录转回来就行。 潜在风险的披露（如果很重要）： 对于上市公司或者大型企业，如果开具的保函金额特别巨大，可能影响到投资者判断，那么根据会计准则（比如《企业会计准则第13号——或有事项》），你可能需要在财务报表的附注里进行披露。说明或有负债的性质、金额以及可能产生财务影响的不确定性。不过对于大多数普通公司，内部管理好台账就足够了。

几个容易混淆和出错的场景，我们特别提一下：

收到保函 vs. 开出保函： 我们上面讲的全是你们公司作为申请方，收到银行给你们开的保函，然后交给项目方（受益人）。千万别和另一种情况搞混：你们公司作为受益人，收到别人（比如供应商）开来给你们的保函。那种情况下，保函对你公司来说是一项权利（收款权利），你只需要保管好它，更不需要做账，但同样要建立台账管理。 保函被索赔了怎么办？ 这是最坏的情况，意味着你们公司违约了，银行根据保函条款，把担保金额付给了受益人。这时，这笔潜在的负债就变成了真实的负债。银行的付款视同替你公司偿还了债务。会计上，你需要： 首先，确认一笔对银行的负债：借：营业外支出（或其他相关成本费用科目，看违约事项性质），贷：其他应付款——XX银行。 然后，银行会从你公司账户划走这笔钱（或动用保证金）：借：其他应付款——XX银行，贷：银行存款（或其他货币资金——保函保证金）。 所以，保函管理的终极目标，就是避免走到这一步。

最后，从一个普通财务人的角度给几点贴心建议：

沟通在前： 业务部门要申请保函前，主动和他们沟通，问清楚用途、对手方、金额和大概期限。心里提前有个谱。 文件归档： 保函原件、银行的收费回单、保证金冻结/解冻的回单、以及最后注销保函的证明文件，全部都要和对应的合同、项目编号放在一起归档。将来审计或者查账，一目了然。 别嫌台账麻烦： 用Excel表或者借助公司的OA、财务系统，建一个简单的动态台账。设置到期提醒功能，这能帮你省去很多后续的麻烦和风险。 理解业务本质： 财务不只是记账。通过管理保函，你能更深入地了解公司正在参与哪些重大项目，面临哪些潜在风险。这也是财务工作价值的体现。

总而言之，收到银行保函，会计上的初始处理很“安静”，不需要大张旗鼓地记账。但它的管理却需要“细心”和“前瞻性”。把它看作一项重要的财务承诺去跟踪、去管理，而不是一张锁进抽屉就完事的纸。这样，你不仅能做好账，更能为公司的业务安全保驾护航，让自己从一名记账员，成长为更有价值的业务伙伴。希望这些来自日常工作的分享，能真正帮到你。