一、银行保函情况说明的格式

银行保函情况说明没有固定的单一格式，但一般遵循商务文件的基本格式规范。

（一）标题 通常为“银行保函情况说明”，简洁明确地表明文件的主题。这有助于阅读者快速了解文件的大致内容方向，在众多文件中易于识别。例如，在企业众多的财务和商务文件中，这样明确的标题能够方便相关人员进行查找和管理。

（二）开头

致函对象

写明银行保函的受益方或者相关的审核方等对象。例如，如果是向项目业主解释银行保函相关情况，就明确写出业主单位的名称；如果是向银行内部进行情况说明，可写具体的部门名称。

在国际贸易中，可能受益方是国外的企业或机构，此时要准确写出其英文名称（如果有要求）以及详细地址等信息，以确保信息的准确性和沟通的有效性。

引言

简要说明撰写此情况说明的目的。例如，“鉴于贵方对我方提供的银行保函存在疑问，特此作出如下情况说明”或者“为了顺利推进[项目名称]项目，现将有关银行保函的情况说明如下”等。这部分内容能够让阅读者快速进入主题，理解文件的意图。

（三）正文主体

段落结构

采用逻辑清晰的段落结构进行阐述。可以根据保函的类型（如投标保函、履约保函、预付款保函等）、保函的关键要素（如金额、有效期、担保责任等）等进行分段说明。

例如，在阐述履约保函时，可以先总体介绍项目情况，然后说明保函金额与项目合同金额的关系，再阐述保函有效期与项目进度的关联等。

条款式列举（可选）

对于一些复杂的保函情况，可以采用条款式列举的方式。例如，列出保函中的主要条款内容，并针对每一条款进行解释和说明。这种方式能够使内容更加清晰、有条理，方便阅读者快速定位和理解重点信息。

（四）结尾

联系方式

提供联系人的姓名、职务、联系电话和电子邮箱等信息。以便阅读者在对情况说明有疑问或者需要进一步沟通时能够及时联系到相关人员。在大型项目中，可能涉及多个部门和人员的协作，明确的联系方式有助于提高沟通效率。

声明与落款

可以加上一些声明性的话语，如“本情况说明真实有效，我方愿意承担相应的法律责任”等。然后写明出具情况说明的单位名称，并加盖公章，注明日期。公章是文件有效性和权威性的重要标识，日期则有助于确定文件的时效性和参考价值。

二、银行保函情况说明的必备内容

（一）保函基本信息

保函类型

明确说明是何种类型的银行保函，如投标保函、履约保函、预付款保函、质量保函等。不同类型的保函其用途和担保责任有很大区别。例如，投标保函是为了保证投标人在投标过程中的诚信和履约可能性，而履约保函则是确保承包商在项目建设过程中按照合同履行义务。在工程项目中，投标保函在招标阶段使用，为招标人提供保障，防止投标人随意撤回投标或者中标后不签订合同等情况；履约保函在中标后的项目实施阶段发挥作用，保障业主的利益，确保承包商按照合同约定的工期、质量标准等完成项目建设。

保函编号

保函编号是银行内部管理和外部识别保函的重要标识。就像每个人都有身份证号码一样，保函编号可以方便银行、申请人、受益人等各方快速准确地查询和识别特定的保函。例如，银行在处理保函的索赔、修改或者查询等业务时，保函编号是必不可少的索引信息。

保函金额

清楚写明保函的金额，包括大写和小写金额。保函金额是银行承担担保责任的上限，对于受益人和申请人都非常关键。在商务合同中，保函金额通常与合同金额、预付款金额等相关。例如，在预付款保函中，保函金额可能等于预付款的金额，以确保在申请人未按照合同约定使用预付款或者未能履行相应义务时，受益人能够得到相应金额的赔偿。

保函有效期

明确保函的生效日期和失效日期。保函有效期界定了银行承担担保责任的时间范围。例如，在投标保函中，有效期通常涵盖从投标截止日期开始到招标文件规定的投标有效期结束后的一段时间（如28天、30天等），以确保在整个投标过程以及中标后的合同签订初期（如果中标）银行的担保责任有效。如果保函过期，银行将不再承担相应的担保责任。

（二）保函相关当事人信息

申请人信息

写明申请人（通常是企业或个人）的全称、注册地址、联系方式等。申请人是请求银行开具保函的一方，其自身的信誉、财务状况等会影响银行是否开具保函以及保函的条款内容。例如，在企业申请银行保函时，银行会对企业的资信状况进行评估，包括企业的资产负债情况、经营业绩、行业声誉等。如果企业资信良好，可能会获得较为有利的保函条款；反之，银行可能会要求更多的担保条件或者拒绝开具保函。

受益人信息

提供受益人的详细信息，包括名称、地址、联系方式等。受益人是在保函规定的条件下有权向银行提出索赔的一方。在工程项目中，受益人可能是业主、发包方等。准确的受益人信息能够确保保函的有效性和针对性，防止出现因受益人信息错误导致的保函无法正常使用或者索赔纠纷等情况。

担保银行信息

说明担保银行的名称、地址、联系电话等。担保银行是保函的出具方，其信誉和实力是保函有效性的重要保障。大型知名银行出具的保函往往更受信任。同时，银行的地址等信息也方便受益人和申请人在需要时与银行进行沟通和联系，例如在办理保函的查询、修改或者索赔等业务时。

（三）保函与基础合同的关系

合同名称与编号

列出与保函相关的基础合同（如工程建设合同、货物采购合同等）的名称和编号。保函是为了保障基础合同的履行而开具的，两者之间存在紧密的联系。基础合同中的条款，如合同金额、履行期限、双方的权利和义务等，会影响保函的相关内容。例如，履约保函的金额和有效期往往是根据基础合同的金额和项目工期来确定的。

合同主要内容概述

简要概括基础合同的主要内容，特别是与保函相关的部分。例如，如果是工程履约保函，要说明工程的范围、工期要求、质量标准等内容。这有助于阅读者理解保函在基础合同中的作用和意义。例如，在工程建设中，如果基础合同规定了严格的质量验收标准，那么在履约保函中银行的担保责任也可能涉及到对工程质量的保障，一旦承包商未能达到合同规定的质量标准，受益人可能依据保函向银行索赔。

（四）保函的担保责任与条件

担保责任概述

清晰阐述银行在保函下承担的担保责任。例如，在履约保函中，银行承担的责任是在承包商（申请人）未能按照合同约定履行义务（如未按时完工、工程质量不符合要求等）时，向业主（受益人）支付保函金额内的款项。对于不同类型的保函，担保责任有所不同。在预付款保函中，银行的担保责任是在申请人未能按照合同约定使用预付款或者未能履行相应的还款义务时，向受益人偿还预付款项。

索赔条件

明确说明受益人在什么条件下可以向银行提出索赔。这通常包括需要提供的证明文件等。例如，在履约保函中，受益人可能需要提供承包商违约的书面证明（如工程监理的报告、质量检测不合格的报告等），并且索赔通知需要在保函有效期内以规定的形式（如书面形式，可能需要加盖公章等）提交给银行。明确的索赔条件有助于防止不合理的索赔，保护银行和申请人的合法权益。

三、银行保函情况说明的写作注意事项

（一）准确性

信息准确无误

银行保函情况说明中的所有信息都必须准确无误。保函基本信息，如类型、编号、金额、有效期等，一旦出现错误可能会导致保函无法正常使用或者引发纠纷。例如，如果保函金额写错，可能会影响受益人在索赔时的权益保障，也可能使银行承担不必要的风险。对于保函相关当事人的信息，包括申请人、受益人、担保银行的信息也必须准确，任何一个地址、联系方式等的错误都可能影响到保函业务的正常开展，如在索赔通知的传递过程中可能导致通知无法及时送达等情况。

与原始保函一致

情况说明中的内容要与原始保函保持一致。在阐述保函的担保责任、索赔条件等关键内容时，不能与原始保函存在冲突。如果情况说明与保函不一致，可能会让阅读者产生困惑，在涉及到保函的执行和索赔时也会出现争议。例如，原始保函规定的索赔条件是需要提供第三方检测机构的质量不合格报告，而情况说明中却写成了只要受益人自己出具说明即可索赔，这就会造成严重的矛盾。

（二）完整性

涵盖所有关键要素

要确保情况说明涵盖银行保函的所有关键要素。不能遗漏重要的内容，如保函类型、金额、有效期、当事人信息、担保责任和索赔条件等。任何一个关键要素的缺失都可能使阅读者无法全面了解保函的情况。例如，如果没有说明保函的有效期，阅读者就无法确定银行担保责任的时间范围，在涉及到项目进度安排和风险评估时就会缺乏重要依据。

补充必要背景信息

根据实际需要，适当补充与保函相关的必要背景信息。例如，如果保函是为了某个特定项目而开具的，可以简要介绍项目的背景、规模、重要性等信息。这有助于阅读者更好地理解保函在项目中的作用和意义。比如在一个大型的跨国基础设施建设项目中，说明项目的战略意义、投资规模等背景信息，可以让阅读者更清楚为什么需要这样的银行保函以及保函的风险和重要性等。

（三）清晰性

逻辑清晰

情况说明的结构和内容要有清晰的逻辑。可以按照保函的基本信息、当事人信息、与基础合同的关系、担保责任和条件等顺序进行阐述，使阅读者能够循序渐进地理解保函的全貌。例如，先介绍保函是什么类型的，然后说明涉及到哪些当事人，接着阐述与哪个基础合同相关，最后详细说明担保责任和索赔条件，这样的逻辑顺序能够让即使不熟悉银行保函业务的人也能轻松理解。

语言简洁明了

使用简洁明了的语言进行表述。避免使用过于复杂、生僻的词汇和冗长、晦涩的句子。因为银行保函情况说明可能会被不同专业背景的人阅读，如企业的财务人员、项目管理人员、银行工作人员等，简洁的语言能够确保信息的有效传递。例如，不要使用过多的行业术语堆砌，如果必须使用，也要进行适当的解释。

（四）合法性

遵循法律法规

在撰写银行保函情况说明时，要遵循相关的法律法规。包括国内的金融法规、合同法等。确保保函的各项条款和情况说明的内容都在法律允许的范围内。例如，保函的担保责任不能违反法律的强制性规定，索赔条件也必须符合法律的公平、公正原则。如果违反法律法规，保函可能会被认定为无效，银行和相关当事人可能会面临法律风险。

尊重国际惯例（如果适用）

在涉及国际贸易或跨国业务的银行保函中，要尊重国际惯例，如国际商会的《见索即付保函统一规则》等。国际惯例在国际保函业务中具有广泛的适用性和权威性，如果不遵循可能会导致国际业务中的沟通障碍和纠纷。例如，在国际见索即付保函业务中，如果不按照统一规则的要求设置索赔条件等内容，可能会影响保函在国际市场上的接受度和有效性。

四、优秀的银行保函情况说明示例

以下是一个履约保函情况说明的示例：

《银行履约保函情况说明》

尊敬的[受益人名称]：

您好！为了便于您全面了解我方提供的银行履约保函（保函编号：[具体编号]），现将有关情况说明如下：

一、保函基本信息

保函类型

本保函为履约保函，旨在保障[项目名称]项目中承包商按照与贵方签订的工程建设合同（合同编号：[合同编号]）履行相应的义务。

保函金额

保函金额为人民币[大写金额]（小写：￥[具体金额]），此金额为根据工程建设合同确定的，是银行在本保函项下承担担保责任的上限。

保函有效期

本保函自[生效日期]起生效，至[失效日期]失效。该有效期是根据工程建设合同的工期要求以及合同履行的关键节点等因素确定的，在有效期内银行承担相应的担保责任。

二、保函相关当事人信息

申请人信息

申请人为[申请人公司全称]，注册地址为[注册地址]，联系电话：[联系电话]，电子邮箱：[邮箱地址]。本公司是一家在[行业名称]领域具有丰富经验和良好信誉的企业，在过往的项目建设中均能按照合同要求履行义务。

受益人信息

受益人即贵方，为[受益人公司全称]，地址为[地址]，联系电话：[联系电话]。

担保银行信息

担保银行是[银行名称]，地址为[银行地址]，联系电话：[联系电话]。本行是一家在金融领域具有广泛影响力、信誉良好的银行，具备充足的资金实力为保函提供担保。

三、保函与基础合同的关系

合同名称与编号

基础合同为上述提到的工程建设合同，合同编号为[合同编号]。

合同主要内容概述

本工程建设合同涵盖的工程范围包括[详细工程范围]，工期要求为自[开工日期]起至[竣工日期]止，工程质量标准需符合[具体质量标准]（如国家相关工程质量验收规范等）。本履约保函是为了确保承包商在这些方面能够按照合同约定履行义务。

四、保函的担保责任与条件

担保责任概述

在本保函的有效期内，如果承包商（申请人）未能按照工程建设合同的约定履行其义务，包括但不限于未能按时完工、工程质量不符合要求等情况，银行将在收到贵方符合规定的索赔通知后，在保函金额范围内向贵方支付相应款项，以补偿贵方因承包商违约而遭受的损失。

索赔条件

贵方若要向银行提出索赔，需满足以下条件：

贵方的索赔通知必须以书面形式提出，加盖贵方的公章，并由法定代表人或授权代表签字。

索赔通知应明确说明承包商的违约情况，并附上相关的证明文件，如工程监理单位出具的证明承包商未按时完工或工程质量不合格的报告等。

索赔通知必须在本保函的有效期内送达银行指定的地址（地址：[银行指定地址]）。

如果您对本银行履约保函情况说明有任何疑问，请随时与我方联系人联系。

联系人：[联系人姓名] 职务：[联系人职务] 联系电话：[联系电话] 电子邮箱：[邮箱地址]

本情况说明真实有效，我方愿意承担相应的法律责任。

[出具情况说明的单位名称]（加盖公章） [日期]

五、银行保函情况说明常见错误分析

（一）基本信息错误

保函类型错误

如果将保函类型写错，例如把履约保函写成预付款保函，会导致对保函用途和担保责任的理解完全错误。在实际业务中，不同类型的保函在基础合同的不同阶段发挥作用，写错类型可能会使受益人在索赔时遇到障碍，因为银行是根据保函类型来确定其担保责任的。例如，预付款保函主要是针对预付款的退还进行担保，而履约保函是对承包商履行合同义务的担保，如果混淆，银行可能会拒绝不合理的索赔要求。

保函编号错误

保函编号错误会使银行内部难以准确查询和管理保函业务，也会给外部的受益人或其他相关方在涉及保函的查询、修改或索赔等操作时带来困扰。因为银行的系统是通过保函编号来识别特定的保函，如果编号错误，就无法快速定位到对应的保函记录。例如，在索赔时，银行可能无法根据错误的编号找到相关保函的条款和信息，从而影响索赔的处理效率和结果。

保函金额错误

保函金额的错误可能表现为大写与小写金额不一致或者金额数值本身写错。这会影响银行的担保责任范围和受益人索赔的权益。如果大写与小写金额不一致，可能会引发争议，到底以哪个金额为准需要进一步的协商或依据相关规定判断。而金额数值写错可能导致受益人在索赔时无法获得应有的赔偿，或者银行承担了超出预期的风险。例如，实际合同约定的保函金额为100万元，写成了50万元，受益人在遭受较大损失时可能只能得到50万元的赔偿，无法完全弥补损失。

保函有效期错误

保函有效期的错误包括生效日期和失效日期的错误。如果生效日期写错，可能会使银行提前或延迟承担担保责任，这对于银行和受益人都是不利的。例如，生效日期提前，银行可能在还未做好准备的情况下就面临索赔风险；生效日期延迟，可能会使受益人在合同履行初期缺乏有效的担保。失效日期错误同样会产生问题，如果失效日期提前，受益人可能在合同尚未完全履行时保函就已失效，失去了应有的保障；如果失效日期延迟，银行可能会承担不必要